Сканер для документов: как перевести бумажный архив в цифруШкафы с папками, договоры за десять лет, медицинские карты и семейные документы — бумажный архив занимает место, а нужную бумагу найти всё труднее. Оцифровка решает обе проблемы.
Какой сканер нужен
Для разового сканирования нескольких страниц хватит планшетного сканера или МФУ. Для архива из сотен и тысяч листов нужен поточный сканер с автоподатчиком: он сканирует пачку документов с двух сторон за один проход со скоростью 20–60 страниц в минуту.
Скорость и нагрузка
Обратите внимание на рекомендуемую дневную нагрузку. Для домашнего архива подойдут компактные модели, для офиса — устройства с ресурсом от 3000–5000 страниц в день.
Формат и разрешение
Для документов достаточно 300 точек на дюйм. Сохраняйте в PDF с распознаванием текста — тогда архив можно будет искать по словам.
Программы
Хорошее программное обеспечение умеет автоматически выравнивать страницы, удалять пустые листы, разделять документы по штрихкодам и сохранять их в нужные папки или облако.
Подготовка архива
Перед сканированием удалите скрепки и скобы, расправьте загнутые углы, рассортируйте документы по типам. Это сэкономит время и убережёт сканер от поломок.
Как хранить
Храните оцифрованный архив минимум в двух местах: на компьютере и в облаке или на внешнем диске. Продумайте понятную структуру папок и названий файлов.
Сегодня сканеры для документов стоят заметно дешевле, чем несколько лет назад, и оцифровку архива можно организовать своими силами без обращения в специализированные компании.
GreenPrice.kz — интернет-магазин компьютерной и офисной техники с доставкой по всему Казахстану: магазин работает с частными покупателями и организациями, даёт официальную гарантию и закрывающие документы для юрлиц.
Частые вопросы
Какой сканер нужен для оцифровки архива?
Поточный с двусторонним автоподатчиком — он сканирует десятки страниц в минуту.
Как хранить оцифрованный архив?
Минимум в двух местах: на компьютере и в облаке или на внешнем диске. | 
